Acordul de prelucrare a datelor

Despre acest acord

Acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal dintre client și Hypen. Versiunea din 13.11.2026.

Acordul este contractul prevăzut la art. 28 alin. (3) din Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor, „GDPR”). Face parte din contractul de abonament, se încheie în format electronic, odată cu acceptarea comenzii, și se aplică atât timp cât Hypen prelucrează date în numele clientului.

1. Părțile și rolurile lor

1.1. Operatorul este clientul înscris în comandă („Clientul”). El stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor pe care le introduce în platformă.

1.2. Persoana împuternicită de operator este WWW.D-SOFT-RO S.R.L. („Hypen”), cu sediul în București, Sectorul 2, Str. Părintele Galeriu nr. 8, et. 1, ap. 2, cod unic de înregistrare 39449294, e-mail [email protected]. Hypen prelucrează datele numai în numele Clientului și numai pentru a-i furniza abonamentul.

1.3. Acordul nu privește datele pe care Hypen le prelucrează ca operator (de exemplu, datele persoanei de contact din comandă sau datele de facturare). Acestea sunt descrise în Politica de confidențialitate.

2. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării

2.1. Obiectul: prelucrarea datelor cu caracter personal pe care Clientul și utilizatorii lui le introduc, le încarcă sau le generează în platforma Hypen („Datele Clientului”).

2.2. Durata: durata contractului de abonament, la care se adaugă perioadele de tranziție, de extragere și de ștergere de la punctul 12 din condițiile generale ale abonamentului.

2.3. Natura: găzduirea și stocarea, copiile de siguranță și restaurarea, operarea și întreținerea tehnică, actualizările, accesul de suport la cererea Clientului sau pentru remedierea unei erori, exportul și ștergerea datelor.

2.4. Scopul: furnizarea abonamentului, așa cum este descris în contract. Hypen nu folosește Datele Clientului în niciun alt scop.

2.5. Tipurile de date și categoriile de persoane vizate sunt descrise în Anexa 1.

3. Instrucțiunile Clientului

3.1. Hypen prelucrează Datele Clientului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Clientului. Sunt instrucțiuni documentate: contractul de abonament, acest acord, acțiunile și setările făcute de Client în platformă și cererile scrise ale Clientului.

3.2. Hypen nu transferă Datele Clientului într-o țară din afara Spațiului Economic European ori către o organizație internațională decât pe baza unei instrucțiuni documentate a Clientului sau dacă dreptul Uniunii ori dreptul român îl obligă; în acest din urmă caz, Hypen îl anunță pe Client înainte de prelucrare, dacă legea nu interzice anunțul.

3.3. Hypen îl informează imediat pe Client dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă GDPR sau alte norme privind protecția datelor.

4. Obligațiile Hypen

4.1. Confidențialitatea. Persoanele autorizate de Hypen să prelucreze Datele Clientului s-au angajat să respecte confidențialitatea sau au o obligație legală de confidențialitate. Accesul lor este limitat la ce le trebuie pentru sarcina pe care o îndeplinesc.

4.2. Securitatea. Hypen aplică măsurile tehnice și organizatorice cerute de art. 32 din GDPR, descrise în Anexa 2, și le actualizează pe măsura evoluției riscurilor, fără a reduce nivelul general de protecție.

4.3. Drepturile persoanelor vizate. Hypen îl ajută pe Client, prin funcțiile platformei și, la nevoie, prin intervenția echipei sale, să răspundă cererilor prin care persoanele vizate își exercită drepturile din capitolul III al GDPR (acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate, opoziție). Dacă o persoană vizată se adresează direct Hypen, Hypen îi transmite cererea Clientului, fără să îi răspundă în fond, în afara cazului în care Clientul îi cere acest lucru.

4.4. Celelalte obligații ale Clientului. Hypen îl ajută pe Client să își îndeplinească obligațiile prevăzute la art. 32–36 din GDPR (securitatea, notificarea încălcărilor, evaluarea impactului și consultarea prealabilă), ținând seama de natura prelucrării și de informațiile pe care le are.

4.5. Încălcarea securității datelor. Hypen anunță Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității Datelor Clientului și îi transmite informațiile disponibile prevăzute la art. 33 alin. (3) din GDPR, completându-le pe măsură ce le obține, astfel încât Clientul să poată notifica autoritatea de supraveghere în termenul de 72 de ore prevăzut la art. 33 alin. (1).

4.6. Evidența. Hypen ține evidența categoriilor de activități de prelucrare efectuate în numele Clientului, potrivit art. 30 alin. (2) din GDPR.

4.7. Costurile asistenței. Asistența de la punctele 4.3–4.5 nu se plătește separat. Dacă o cerere a Clientului presupune lucrări care depășesc obligațiile Hypen din acest acord, Hypen propune în prealabil costul, pe care Clientul îl poate accepta sau refuza.

5. Alte persoane împuternicite (subîmputerniciți)

5.1. Clientul îi dă Hypen o autorizație generală scrisă să recurgă la alte persoane împuternicite. Lista celor folosite la data acestei versiuni se află în Anexa 3.

5.2. Hypen anunță Clientul prin e-mail, cu cel puțin 30 de zile înainte, despre orice adăugare sau înlocuire de subîmputernicit. În acest interval, Clientul poate formula obiecții motivate de protecția datelor. Dacă părțile nu găsesc o soluție, Clientul poate înceta contractul fără costuri înainte ca schimbarea să se aplice, iar Hypen îi rambursează partea nefolosită din prețul plătit în avans.

5.3. Hypen impune fiecărui subîmputernicit, printr-un contract, aceleași obligații de protecție a datelor ca cele din acest acord. Dacă un subîmputernicit nu își îndeplinește obligațiile, Hypen rămâne pe deplin răspunzător față de Client.

6. Unde se prelucrează datele

Datele Clientului sunt găzduite pe infrastructura Hypen din România. Copiile de siguranță din afara centrului de date principal se află în Finlanda. Hypen nu transferă Datele Clientului în afara Spațiului Economic European decât în condițiile punctului 3.2 și numai cu garanțiile prevăzute în capitolul V al GDPR (art. 44–46).

7. Informații și audit

7.1. Hypen pune la dispoziția Clientului toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 din GDPR și a acestui acord.

7.2. Hypen permite și sprijină auditurile, inclusiv inspecțiile, efectuate de Client sau de un auditor mandatat de Client. Auditorul se obligă să păstreze confidențialitatea. Auditul se anunță cu un preaviz rezonabil, se programează de comun acord, în zilele lucrătoare, și se desfășoară fără a periclita securitatea platformei și datele altor clienți. Fiecare parte își suportă propriile costuri ale auditului.

8. Ștergerea sau returnarea datelor la încetare

La încetarea contractului, Clientul alege dacă Datele Clientului îi sunt returnate (prin export) sau șterse. Exportul, perioada de extragere și ștergerea, inclusiv a copiilor existente, se fac după punctul 12 din condițiile generale ale abonamentului. Hypen păstrează numai datele pe care dreptul Uniunii sau dreptul român îl obligă să le păstreze. La cerere, Hypen confirmă ștergerea în scris.

9. Răspunderea și ordinea documentelor

9.1. Răspunderea părților urmează contractul de abonament și art. 82 din GDPR. Dacă Hypen ar stabili, cu încălcarea GDPR, scopurile și mijloacele prelucrării, Hypen ar fi considerat operator pentru acea prelucrare, potrivit art. 28 alin. (10) din GDPR.

9.2. Pentru tot ce privește datele cu caracter personal, acest acord prevalează asupra condițiilor generale ale abonamentului.

9.3. Întrebările despre protecția datelor se trimit la [email protected].

Anexa 1. Datele și persoanele vizate

Clientul decide ce date introduce în platformă. În funcție de aplicațiile din abonament și de felul în care le folosește, Hypen poate prelucra, în numele Clientului:

  • Utilizatorii platformei (angajați și colaboratori ai Clientului): nume, adresă de e-mail, funcție, roluri și drepturi, jurnale de acces și de audit ale acțiunilor lor.
  • Pacienții (aplicațiile de sănătate): date de identificare, inclusiv codul numeric personal, date de contact, date de asigurare și date privind sănătatea, care sunt o categorie specială de date, potrivit art. 9 din GDPR.
  • Angajații Clientului (aplicațiile de resurse umane): date de identificare și de contact, date din contractul de muncă, salarizare, pontaj și concedii, inclusiv concedii medicale.
  • Cetățenii și petenții (aplicațiile pentru administrația publică): date de identificare și de contact, cererile depuse și documentele atașate.
  • Persoanele de contact ale clienților și furnizorilor Clientului (aplicațiile pentru companii): nume, date de contact, date din documentele financiare și comerciale.
  • Persoanele din documentele încărcate, inclusiv semnatarii documentelor semnate electronic.

Anexa 2. Măsurile tehnice și organizatorice

  • Fiecare client are o instalare separată, cu mașină virtuală și bază de date proprii.
  • Traficul dintre utilizatori și platformă este criptat (HTTPS/TLS).
  • Numai intrarea web a platformei este accesibilă din internet; bazele de date, cozile de lucru și panourile de administrare nu sunt expuse.
  • Accesul în aplicații se face pe bază de cont și de rol, cu drepturile stabilite de Client.
  • Accesul de suport al personalului Hypen se acordă pentru o singură intrare, cu motivul scris, și se înregistrează în jurnalul de audit al platformei.
  • Acțiunile utilizatorilor se înregistrează în jurnale de audit.
  • Jurnalele tehnice trimise către Hypen pentru operare sunt curățate de datele cu caracter personal chiar pe serverul instalării, înainte de trimitere.
  • Copiile de siguranță se fac periodic și se păstrează separat de platformă, inclusiv într-o locație din afara centrului de date principal, în Uniunea Europeană.
  • Actualizările de securitate se aplică cu prioritate; funcționarea fiecărei instalări este monitorizată continuu.
  • Personalul Hypen are obligații de confidențialitate și acces limitat la ce îi trebuie pentru sarcina sa.

Anexa 3. Subîmputerniciții

  • Hetzner Online GmbH (Germania) — găzduirea copiilor de siguranță din afara centrului de date principal; locul prelucrării: Finlanda (Uniunea Europeană).

Găzduirea principală a platformei se face pe infrastructura proprie a Hypen, din România. Pentru funcțiile de trimitere a e-mailurilor și a mesajelor SMS din platformă, furnizorii folosiți se comunică Clientului, după procedura de la punctul 5.2, înainte de activarea funcției respective.

Cere un demo.

30 de minute, pe aplicația ta.

Cere demo Cere o ofertă Cumpără online +40 758 664 128